dimulai dari kira2 akhir bulan Februari 2010 dari kiriman DM bpk PJK 1001 buku (gw tetap menganggap lu PJK pak, sebelum ada penggantinya hehehehe,,,,,
a_rahmathidayat
baru mau nanyain, elu mau yah jadi PJ workshop tba? 6:43 PM Feb 26th
waktu itu gw yang heh?? apaan neeeh..... PJ workshop duuh gak ada bayangan sama sekali secara workshop terakhir yang diselenggarakan 1001buku gw kan belum gabung,, jadi gak ada bayangan dan pembanding
a_rahmathidayat
ga pemaksaan kok, cuma memohon aja biar dirimu mau..hehe, basically kaya training kok, nanti gw full incharge jg kok di workshop ini.. 11:15 PM Feb 26th
Ok... akhirnya IYA gw jadi PJ (penanggung Jawab)/PO (project Officer) WSTBA 2010 apapun namanya gw ketuanya
bebannya banyak yang bilang ini adalah salah satu event besar karena pemanasan buat penyelenggaraan OTBA (Olimpiade Taman Baca Anak) oh,,, *terpikirmakin berat tugas gw :)
langkah pertama gw harus bikin kepanitiaan,, menunjuk beberapa nama meeting awal di Burger King Sarinah,, deal dengan semua list beberapa nama2 relawan untuk tugas membantu dan kerjasama di team WSTBA.. kepanitian ok,,
dirembukin Workshop diadakan 2hari sabtu-minggu 19-20 Juni 2010
lokasi di Ciko Resort Bogor,, oh iya sebelumnya gw, nony, dan mamat udah melakukan survey tempat, dan kita suka banget dengan venue di Ciko
langkah selanjutnya adalah buat PROPOSAL,,,
dan ini adalah sesuatu yang lama dan bikin gw sangat sangat pusing,, semua panitia mungkin karena proposal berkaitan dengan waktu, lokasi, kegiatan dan yang paling penting dari hal itu adalah BIAYA BUDGET,,,
dan ini sangat susah agak 'nego' dulu dengan orang yayasan dll karena untuk menginap atau buat acara di luar kota dana yang kita butuhkan sekitar 40Juta
dan pastinya kita harus cari sponsor...
kendala lain para tetua kurang setuju dengan pilihan tempat di Ciko, terlalu mahal.. yaa Ho-oH
kita menuruti.. untuk survey tempat lagi dengan naik motor gw, nony, bhayu, ibnu survey cari tempat lagi, dan keputusan akhir soal acara adalah,,
acara dilakukan di dalam kota, hanya 1 hari dari pagi-sore, dan jelas gak pake nginap2an
so Deal.... mari kita cari tempat
tujuan awal adalah wisma pemuda di Ragunan,, dan ternyata nama itu kok banyak yg kurang ngeh yaa, orang2 yg kita tanyain selalu bilang gak ada.. WTH' yg ada adalah Wisma Atlet Ragunan dan Graha Wisata Ragunan
liat tempatnya dan gw kok kurang sreg ya sama tempatnya jauuuh pula,,,
cari tempat lain pilihan lain adalah BKBN Hang Jebat yg notabene adalah kantor nya Mamat hehehe... liat tempat dan harganya oke dan fix tempat di BKBN.
berhubung ada orang dalam minta bantuan diskon dong sama yang kerja disana ternyata untuk tgl 20 Juni 2010 tempat udah di booking yang lain kondisi kayak gini jelas acara Workshop bisa dimajuin atau diundur, kendala lain dari BKBN adalah harga catering yang agak mahal untuk per porsi orang,, jelas donk kita musti cari tempat lagi...
buat urusan cari dan milih tempat aja bikin gw agak gila hahaha,,,
ya jelas mau gak mau mari kita survey tempat lagi tujuan adalah daerah Rasuna Said Kuningan, sekitaran PasFes. survey adalah gw dan Bhayu pertama di gedung Nyi Ageng Serang karena gw datang pas hari libur jadi pemasarannya tutup kalo mau pas hari kerja datang lagi... hiaaaah
lanjut nyebrang ke gedung seberang yaitu Graha Wisata kuningan.
tempatnya agak kedalam dan bangunan tua kurang terawat, liat kapasitas tempat dan harganya menurut gw standar dan pas'lah. dan katering plus snacknya juga gak mahal2 banget... OKE tanpa pikir panjang gw booking neh tempat.
tempat udah oke, mari lanjutkan rundown acara,, dan kita masih berpatokan sama list draft awal mamat jadi ya beberapa pembicara sama dari apa yang udah ada. so karena tempat udah dapat, jadwal acara berubah secara langsung dong merubah juga budget biaya yang akan dikeluarkan.
Dihitungan waktu yang makin mepet ditambah kerjaan kantor juga lagi banyak, seenggaknya gw harus berbagi otak juga ngurusin workshop... dari beberapa orang udah menagih minta Proposal dan itu bagaikan teror tiap hari yg gw gak tau kapan datelinenya hohoho...
akhirnya gw, ibnu, nony, bhayu,, kumpul di kost'an ibnu buat bahas bikin Proposal.
sengaja milih kosan ibnu karena butuh Laptop dengan listriknya :), plus waktu yang lama tanpa harus buru2 di batesin waktu tutup, yah tewtep ya sampe jam 12 malem dan jelas besok gw dan yang lain msti harus bangun pagi dan kerja... tanggung jawab adalah Ibnu yang nganterin gw pulang Cikini-Bekasi and you know what tengah jalan ban motornya bocor,,, gokil cobaaan malam2 banget kan.. untungnya ada tukang tambal ban sekitar yg masih buka..
Proposal gw anggap beres, dan langsung gw replay kebeberapa orang untuk disebar luaskan dalam arti 'woooi... bantuin cari sponsor neeeh' hehehe,,, dan secara langsung juga info Pembukaan pendaftaran workshop TBA terpublish ke milis..
terlist pengisi acara atau pembicara nanti adalah Taman Bacaan Masyarakat dari lereng Gunung Merapi yaitu Rumah Baca Komunitas Merapi (RBKM) dari awal gw hubungi mereka kaget 'wah jauh ya diundang ke Jakarta, buat jadi pembicara.. jujur awalnya gw juga gak tau siapa sih RBKM ini dan karena gw mau ngundang jadi paling tidak gw harus tau mereka itu siapa,,, dan search gw langsung dapat suatu hal yang gw musti datangin RBKM ke workshop. jadi ada rumah bacaan di daerah terpelosok di lereng Gunung Merapi dan hebatnya pelopor pendirinya Rumah Baca itu adalah seorang Petani *kagum gw...
walaupun pas gw undang sang pendiri gak bisa datang tapi akan diwakilkan tapi buat gw oke gak pa pa yang terpenting di workshop ini gw pingin menghadirkan mereka.
pembicara lain adalah dari orang diknas dan selidik punya selidik mengundang mereka itu jalurnya sangat ribet musti buat proposal jelsa dll padahal waktu acara udah seminggu lagi jelas gak mungkinlah dengan sangat pasti gw berpikir gak usah ngundang orang Diknas walaupun tadinya Nony mau bantu dan nyari kenalan Bokapnya tapi ada aja katanya beda wilayah, karena dia dari Wilayah Jaktim sedangkan acara workshop nantinya akan dilaksanakan di Jaksel... so ok.. gak jadi mengundang diknas...
trus siapa yang mau ngisi acara???karena dilain hal pembicara lain dari GolaGong juga gak bisa mengisi acara, orang rekomendasinya dari Rumah Dunia juga gak bisa,,, so harus mencari 2 pembicara di saat H-3 pelajaran juga akhirnya buat gw kalo nanti ada acara lagi lu harus buat plan A,B,C dan gw jujur salah banget buat persiapan pembicara.
dilain hal neeh disaat udah hampir 2 minggu menjelang hari H pendaftaran peserta hanya 8orang dengan target awal kurang lebih 80 orang,,, putus asa jelas,, gw udah gak bisa mikir ya udahlah batal,, batal neh acara. menjelang seminggu kita masih meeting soal peserta dan pembicara yang semuanya belum jelas,,, target peserta berubah menjadi 25 orang,, jadi dapat peserta 25 orang WS dapat lanjut jalan, harus bisa dan berdoa jelas gw mau event ini tetap jalan..
dan mungkin banyak doa dari yang lain juga serta bantuan promosi yang lain yg udah sangat membantu,, di H-6 acara jumlah peserta smakin hari terus bertambah.. bagian registrasi WS Nurul sangat kerepotan dan sangat membantu banget. dengan target yg awalnya 25orang peserta yang daftar udah masuk ke angka 80 orang.. hebat.
semangat jelas dooonk... workshop akan terus jalan. dan masalah pembicara baru dapat dan gw hubungi hari kamis sedangkan sabtu mereka harus kasih materi ke gw dan minggu adalah acaranya,,, berasa ngerjain orang gak sih hehehe... tapi mas Yudi dari Rumah Baca Zhaffa dan Mas Edi dari kampung Buku menyanggupi dan mau membuat materi sesuai dengan materi yang sesuai dan dibahas nanti. masih tim acara gw butuh moderator dan pilihan terakhir Mamat lu harus bantu gw jelas baru gw hubungi dia hari jumat mepet bener pas juga dia balik ke Jakarta setelah ada kerjaan di luarkota hehehe....
H-2 Jumat 18 Juni 2010
registrasi masih buka dan peserta nambah terus,, penambahan peserta pengaruh juga ke jumlah katering yang akan kita pesan, update peserta dari Nurul. pertanyaan peserta juga mulai berdatangan soal rute, pembicara, materi. Ibnu & Bhayu berurusan dengan percetakan, cetak spanduk, sertifikat, id card.
H-1 Sabtu 19 Juni 2010
dimulai dengan menjemput tamu dari RBKM ya mereka tiba di Jakarta jam 4pagi tugas menjemput diserahkan Ibnu, Bhayu, dan om Indra. rencana hari ini adalah kumpul di sekretariat melakukan persiapan menghubungi pembicara fix soal jadwal dan materi buat besok, mana yang akan jd slideshow juga yang akan diprint, konfirm ke catering lagi jumlah yg dipesan berapa, rencana mau belanja buku dan peralatan lainnya.
banyak hal yg akan dilakukan hari itu, sangking banyaknya hal yang belum beres untuk persiapan besok,, dan pembagian tugas om indra & bhayu mengantar tamu dari merapi ke penginapan yg selajutnya bhayu stay di rumah om indra untuk memilih buku untuk goodybag.
dan gw, nony, tuting, ibnu akhirnya menginap di sekre tugasnya membuat notebook kecil, kalung id card, persiapan slide pembicara... ngerjainnya terbebani,,, gw ngeliatnya ikhlas dan santai oh *hugz to my team....
the Day 20 Juni 2010
WORKSHOP PENGEMBANGAN TAMAN BACAAN ANAK
Lokasi: graha Wisata Kuningan
dress code panitia: BATIK
karena gw nginep dadakan pakaian baru diantar besok paginya dan untungnya sound sistem yg di sewa adalah punya nyokap jadi ya sekalian lah so simple hehe...
persiapannya agak terburu-buru beberapa ada peserta yang sudah ontime datang tepat waktu, tapi dari MC mbak Mels tiba2 sakit gw berpikir ya udah mamat double jobs Mc dan Moderator juga,, tapi nyatanya Mbak Mels bisa datang dan memandu acara.
pembukaan dan acara dimulai jam 9 dari apa yag pembica kasih materi ke peserta gw sangat puas.. istilahnya ya gw gak salah ngundang mereka buat sharing berbagi dengan yg lainya sesuai dengan materi yang gw ajukan wohohoho.... peserta interaktif, banyak pertanyaan yg dilontarkan, dan semua terlihat puas.
walaupun gw tau masih banyak kekurangan yang ada dan musti belajar lebih lagi.. paling gak di next event akan jauuh lebih baiik. amiiien
bisa dibilang sukses acara ini, gw sih merasa sangat sukses sesuai ukuran gw dilihat dari bagaimana usaha kita semua, semua panitia, team inti gw, semua ikut serta memajukan dan finally bisa mewujudkan workshop TBA 2010.
thanks all
Nama : Ibnu Manaf
Nama : Tuting Pujawati
Nama : Retno Yuliyanti "inyon'
Nama : Bhayu Radityo
Nama : Nurul Fauzia
